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摘要: 电子发票的出现与共享服务中心模式的结合堪称是完美组合。两者都能够帮助组织提升效率,同时使流程更加集中化、均衡化,增强可预见性。

智财丨电子发票赋能FSSC

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电子发票的出现与共享服务中心模式的结合堪称是完美组合。两者都能够帮助组织提升效率,同时使流程更加集中化、均衡化,增强可预见性。

编译/本刊记者 郑伟


早在18世纪,东印度公司(East India Company)允许世界各地的工厂实现本地经营并自行管理自己的事务。自此,这种分散式管理方法成为了跨国公司组织和运营旗下所有业务的主要结构。事实证明,这种商业模式奏效了,茶叶也因此成为一种全球性商品。当然,权力下放在很大程度上有其必要性。在互联网诞生之前,甚至在电话都没有的年代,当新的机遇出现时,你想要充分把握机遇,必须当场立即做出决定,除此之外,没有其他选择。 


在技术能够使协作和即时通讯成为可能之后,权力下放的做法持续存在了很长时间。20世纪80年代,英国政府开始制定措施,通过将公共部门企业私有化,打破经济的集中。大多数商业顾问开始支持分散的口号,企业也努力将其作为发展战略的关键一部分加以实施,这似乎与该国的政治气候相一致。


直到20世纪90年代早期,企业组织才普遍开始意识到,在很多情况下,权力的下放使他们多次错过了发展规模经济与实施标准化作业的机会。同时,信息技术的高速发展开始扭转这种局面。互联网和其他电子信息系统的快速发展使信息唾手可得,而且成本极低。很显然,财务流程的集中处理,特别是跨境财务流程的集中,使规模经济成为可能,借此增强了企业控制,并为这些重要的流程提供了更高的可预见性。财务共享服务中心应运而生。


今天,在财富500强企业中,拥有共享服务机构的企业占比已经超过60%,而这一比例还在继续增长。流程的整合需要标准化,但是对于业务覆盖范围较广的企业而言,业务中存在大量复杂的接触点,既有内部的也有面向客户的,其中一个接触点就是发票。要将这些业务进行重新整合并实现标准化,意味着企业将耗费巨大的成本。单就发票信息的整合而言,电子发票的普及将使未来的财务共享服务中心运转更加高效、便捷。


电子发票的出现与共享服务中心模式的结合堪称是完美组合。两者都能够帮助组织提升效率,同时使流程更加集中化、均衡化,增强可预见性。还有特别重要的一点,电子发票的出现可以帮助各方接收者从财务系统获取单一的、标准化的发票信息,并提供丰富多样的发票格式和布局模板,体现本地化的细微差别,满足不同的使用需求。


反之亦然。财务共享服务中心可以运行几个独立的甚至是完全不同的既有系统,将不同地区、不同部门,甚至是并购标的信息纳入其中。在这种情况下,电子发票解决方案就可以被视为一个聚合器,把整个流程统一为唯一的、稳定的输出,同时保证品牌的一致性。


无论财务共享服务中心对发票流程的要求是统一化还是多样化,电子发票都可以在外观、感觉和报告功能方面满足其需求。


满足多层次、多语言需求


一般而言,财务共享服务中心的国际化程度较高,支持全球各地办公室的使用。这也就意味着共享服务中心需要满足多语言工作人员对信息共享的需求。通过电子方式把发票集中到财务共享服务中心,可以确保发票访问和控制的灵活性。


此外,在电子环境中,可以建立起多层次的访问层,允许多个用户角色同时访问同一数据的不同分组(例如,在多品牌企业集团中,有时需要访问某个特定国家或品牌的发票数据)。作为电子发票生成的一部分,财务共享服务中心的发票输出可以很容易实现本地化,同时能够体现出每个本地市场需要的全部细微差别。


通过财务数据的集中化处理,纳入财务共享服务中心的电子发票解决方案可以使用符合税收标准的软件,根据区域需求不断进行优化,提高效率,使发票数据满足审计的要求。


成本、效率、灵活性


在最初构想时,共享服务中心(SSCs)建设的重点主要是通过规模经济的实现,以及纸质事务性文档的集中创建和处理来实现成本的降低,发票就是其中一个关键组成部分。因为共享服务中心通常也是成本中心,在劳动力成本和位置选择标准方面比较敏感。


近几年,共享服务中心的建设重点转向了行政流程的协调,以及通过流程改进措施减少人员数量。在某些情况下,人力成本削减幅度高达35%。但更多的情况下,最大化利用现有的员工资源与降低员工人数并没有直接关系,而主要是为了减少招聘工作产生的高成本和时间投入。


另一方面,印刷版和纸质发票的减少能够进一步提高财务工作效率,也使得信贷控制和信息收集人员能够在同样的时间内获取更多的财务信息。


但是,在流程集中化过程当中,纸质发票的传递,特别是跨国邮政传递无论是成本还是交付速度都存在极大的弊端。事实上,这两个问题都可以通过电子交付方法的使用和推广来避免。即便在仍然需要纸制版发票和其他财务文件的地方,有电子发票和文件管理解决方案的存在,利用当地邮政进行传递也更容易实现。显然,这种方式这有助于重新拉低邮资成本,这部分成本一般很难与财务集中处理相挂钩。


其实,电子发票影响的不仅仅是流程的效率,还尤其适用于提高财务共享服务中心的经济效益。电子发票极有可能使发票格式具备更高的灵活性,甚至能够影响到通信协议和媒体。财务共享服务中心能够明显帮助企业组织减轻财务负担,其中一部分负担就是来自于客户对于电子发票格式的要求越来越复杂。适用的电子发票解决方案能够根据需要对输出的信息进行调整,可以是特定的EDI格式,也可以是PDF格式,支持通过电子邮件进行发送,或者甚至可以根据需要为打印版和邮寄提供系统支持。


做FSSC的价值创造者


今天,财务共享服务中心已经不仅仅是改进财务和流程效率的重要驱动力量,它的存在还能够优化业务和客户服务的支持,提高服务的专业水平。从这两个角度看,电子发票都应该被作为财务共享服务中心的重要组成部分,因为电子发票恰恰能够推动这两个目标的实现。在没有电子发票的情况下,财务共享服务中心可能会在许多方面创造效率,但同时却无法意识到,正是手工开发票过程中存在的瓶颈带来了这些方面的问题。同时,电子发票还提供了一个平台,借助更强大的分析洞察力和更高的业绩数的可访问性,企业组织能够更直接地识别出瓶颈所在。


正是因为对发票流程实现了更高的可视性和可控性,对客户发票格式要求的可伸缩性和支持性,以及电子发票流程的高效率,都为财务共享中心的创造价值提供了支持,使财务共享服务中心的功能超越了简单的财务服务集中化和节约成本。


东印度公司最终没有再次迎来管理集中化的那一天。这家公司陷入了财务困境,并且至少为两大洲的革命提供了催化剂,最终于1874年解散。最具有讽刺意味的是,他们在分散经营模式下创造过卓越和成功,而如今印度拥有世界上最多的共享服务中心。从2014年最后一个季度开始,印度经济成长为全球经济增长最快的经济体。虽然目前尚不去确定这两个事实之间是否存在直接关系,但这一定是一个值得思考的问题。


(本文编译自E-invoicing for Financial Shared Service Centres一文)


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